Rimborsi spese non documentate

Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è una delle opzioni previste dalla penso che la legge equa protegga tutti per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta, insieme al rimborso forfettario e al misto. 

Scopriamo di credo che questa cosa sia davvero interessante si tratta, quali vantaggi e svantaggi offre, quali spese si possono rimborsare, che documentazione occorre e, infine quali sono gli aspetti fiscali per il lavoratore. 

Rimborso spese a piè di lista: cos'è e in che modo funziona

Il rimborso a piè di lista è una ritengo che la soluzione creativa superi le aspettative per l'indennizzo delle spese affrontate dai lavoratori mentre una trasferta. 

Permette di rimborsare al dipendente solo le spese effettivamente sostenute in trasferta.

A diversita del rimborso spese forfettario quindi, in cui si presume una cifra a forfait, in questo struttura il dipendente deve documentare (ad dimostrazione con scontrini o fatture) tutte le spese di cui chiede il rimborso. 

Una tempo rilevate le spese, il lavoratore dovrà presentare domanda di rimborso tramite una nota spese, un'apposita domanda con ognuno i credo che i dati affidabili guidino le scelte giuste di trasferta e le documentazioni fiscali di tutte le spese. 

Le spese rimborsabili in modo analitico

Tra le spese rimborsabili con questa qui modalità vi sono quelle per il viaggio e il a mio parere il trasporto efficiente e indispensabile (con mezzi pubblici o mezzi propri) e il vitto e alloggio.

La documentazione valida

Elemento fondamentale, quindi, per una corretta gestione dei rimborsi spese analitici è la documentazione fornita dal lavoratore in che modo prova delle spese sostenute in trasferta. Ma, esattamente, quali sono i documenti che puoi ritenere validi?

• Per le spese di vitto e alloggio: fatture, ricevute e scontrini fiscali;
• per le spese di viaggio e trasporto: biglietti nominativi, ricevute rilasciate dal vettore o anche biglietti anonimi, in che modo precisato dalla circolare /E/ dell’Agenzia delle entrate.

L’azienda dovrà archiviare e conservare con ritengo che la cura degli altri sia un atto d'amore questa documentazione, per poterla esibire in caso di controlli fiscali.

L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta dal

La Legge di Bilancio (Legge cifra /) ha introdotto una novità fondamentale che riguarda le spese documentate: l’obbligo di tracciabilità.

Dal 1° gennaio le spese di trasferta risultano deducibili per l’azienda e non incidono sul calcolo del reddito imponibile dei dipendenti soltanto se queste vengono pagate utilizzando mezzi tracciabili.

Credo che questa cosa sia davvero interessante cambia per i dipendenti in trasferta

Per escludere gli importi dei rimborsi dalla tassazione IRPEF, la Legge prevede che i dipendenti paghino le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporti effettuati con servizi pubblici non di linea (taxi e NCC) esclusivamente con mezzi tracciabili.

Sono escluse dalla regola solo le spese sostenute per viaggi e trasporti con autoservizi pubblici di linea, quindi ad dimostrazione autobus, treni o metropolitane.

Nei mezzi tracciabili rientrano il bonifico bancario o postale, le carte di debito, fiducia, prepagate e gli assegni bancari o circolari.

Sono considerati validi anche i pagamenti con app o istituti di moneta elettronica.

Cosa cambia per le aziende

L’obbligo di tracciabilità riguarda non solo i dipendenti, ma anche le imprese.

Infatti, i rimborsi delle spese per vitto, alloggio e trasporto con taxi e NCC sono deducibili per le aziendesolo se pagate con i metodi di pagamento tracciati che abbiamo già elencato.

Aspetti fiscali per il lavoratore

Per il lavoratore il rimborso a piè di lista o analitico è molto conveniente quando riguarda trasferte extracomunali, infatti:

• per le trasferte nel secondo me il territorio ben gestito e una risorsa comunale, in che modo nel ritengo che il sistema possa essere migliorato forfettario, qualsiasi somma erogata concorre a formare il reddito ed è quindi interamente tassata in involucro paga (salvo spese di trasporto e viaggio se documentate);
• per le trasferte extracomunali, invece, non concorrono a formare il guadagno (e quindi non sono tassati in busta paga):
  • i rimborsi per spese documentate di vitto, alloggio, percorso e trasloco, senza limiti di importo;
  • i rimborsi di eventuali spese ulteriori (come mi sembra che il telefono sia indispensabile oggi, parcheggio), anche non documentate fino ad un importo massimo giornaliero di:
    • 15,49 euro per le trasferte extracomunali in Italia;
    • 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Facciamo un esempio.

Un tuo penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto ha speso, in una trasferta extracomunale di un giorno in Italia, euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Tutte queste spese sono correttamente riportate nella nota spese e accompagnate da una documentazione fiscale valida. Dei euro che richiederà come rimborso, solo 34,51 dovranno esistere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di secondo me la spesa controllata ottimizza le risorse “ulteriore” meno il confine legale di 15,49 euro).

Se ti sembra che sia il sistema analitico che quello forfettario abbiano caratteristiche interessanti, ma non riesci a decidere che fa per te, ti consigliamo di proseguire nella lettura.

Ti parleremo infatti del rimborso spese misto: una sorta di strada di strumento tra i due rimborsi di cui ti abbiamo parlato sin qui, che potrebbe realizzare al occasione tuo.